Transcripción
De la necesidad a la obra, en diez etapas. Uno: el requerimiento. Se definen y aprueban el alcance, la especificación y las cantidades. Dos: la solicitud de cotización se envía a proveedores calificados con una fecha límite clara. Tres: los proveedores devuelven cotizaciones con precio sobre el mismo alcance. Cuatro: la evaluación compara lado a lado el cumplimiento técnico y comercial. Cinco: la adjudicación selecciona la oferta conforme y documenta la decisión. Seis: la orden de compra formaliza por escrito el alcance, las condiciones y la entrega. Siete: el seguimiento verifica el avance contra el cronograma de entrega. Ocho: la inspección verifica el material contra la orden antes del embarque. Nueve: el embarque, con documentos y logística según el Incoterm acordado. Diez: la entrega en obra, donde el material se recibe y se verifica contra la orden. Las ilustraciones son pictogramas genéricos del proceso.
¿Cuáles son los pasos del proceso de procura industrial?
La procura industrial es la compra controlada de equipos y materiales para una planta, un ducto, un recipiente o un proyecto. Se distingue de la compra general porque el ítem debe cumplir una especificación técnica escrita y hay que poder demostrarlo.
- Requerimiento. Ingeniería define el ítem, la cantidad, la especificación y la fecha de necesidad.
- RFQ. El comprador envía una solicitud de cotización a proveedores seleccionados.
- Cuadro comparativo. Las cotizaciones se comparan renglón por renglón en una sola hoja.
- Evaluación técnica y comercial. Se verifican las ofertas contra la especificación y luego contra precio, condiciones y plazo.
- Adjudicación. El comprador elige un proveedor y deja constancia del motivo.
- Orden de compra. La OC convierte la oferta aceptada en un contrato vinculante.
- Seguimiento (expediting). El comprador sigue la orden durante la fabricación.
- Inspección. El material se examina y se ensaya antes del despacho.
- Logística. La mercancía se embala, se documenta, se transporta y se nacionaliza.
- Entrega. La mercancía llega al lugar convenido con los documentos acordados.
Transcripción
De la necesidad a la obra, en diez etapas. Uno: el requerimiento. Se definen y aprueban el alcance, la especificación y las cantidades. Dos: la solicitud de cotización se envía a proveedores calificados con una fecha límite clara. Tres: los proveedores devuelven cotizaciones con precio sobre el mismo alcance. Cuatro: la evaluación compara lado a lado el cumplimiento técnico y comercial. Cinco: la adjudicación selecciona la oferta conforme y documenta la decisión. Seis: la orden de compra formaliza por escrito el alcance, las condiciones y la entrega. Siete: el seguimiento verifica el avance contra el cronograma de entrega. Ocho: la inspección verifica el material contra la orden antes del embarque. Nueve: el embarque, con documentos y logística según el Incoterm acordado. Diez: la entrega en obra, donde el material se recibe y se verifica contra la orden. Las ilustraciones son pictogramas genéricos del proceso.
¿Cómo se define el requerimiento?
Un requerimiento está completo cuando un proveedor puede cotizarlo sin hacer preguntas. Nombra el ítem, el tamaño, la clase o el schedule, el grado del material, la norma aplicable, la cantidad, los documentos exigidos, el nivel de inspección y la fecha de necesidad.
- Requisición de materiales (MR)
- El documento en el que ingeniería indica qué comprar: descripción de los ítems, cantidades, especificaciones, requisitos de inspección y documentación, y la fecha en que el material se necesita en sitio.
Redacte la descripción una vez y reutilícela en la RFQ, el cuadro comparativo, la orden de compra y el plan de inspección.
La guía Cómo redactar una RFQ enumera cada campo que debe llevar una solicitud de materiales industriales.
¿Qué ocurre en la etapa de RFQ?
El comprador envía el mismo paquete a todos los proveedores invitados. Incluye la requisición de materiales, las especificaciones que cita, las condiciones comerciales, la base de entrega y la fecha límite para cotizar.
Elija la lista de invitados por capacidad, no por cantidad. Un proveedor que no puede fabricar el ítem según la especificación solo agrega ruido a la comparación. Fabricantes y distribuidores autorizados son fuentes válidas; la especificación y los documentos exigidos determinan cuál conviene.
Responda por escrito las preguntas de los proveedores y envíe cada respuesta a todos los oferentes. Así la comparación es justa y queda registro.
¿Cómo funcionan el cuadro comparativo y la evaluación?
Un cuadro comparativo (bid tab) alinea todas las ofertas frente a todos los ítems en una sola hoja. Muestra precio unitario, total, plazo de entrega, validez, Incoterm y cada excepción declarada.
La evaluación se hace en dos pasadas. Primero la técnica, porque un precio bajo sobre el material equivocado no tiene valor.
| Pasada | Qué se verifica | Hallazgos típicos |
|---|---|---|
| Técnica | Grado del material, norma y edición, dimensiones, clase, ensayos, documentos, inspección, marcado | Grado sustituido, tipo de certificado faltante, desviación de la norma indicada |
| Comercial | Precio, moneda, condiciones de pago, Incoterm y lugar designado, fecha de entrega, validez, garantía, embalaje | Precios sobre bases de entrega distintas, validez corta, flete o embalaje sin indicar |
Lleve todas las ofertas al mismo Incoterm y al mismo alcance antes de comparar precios.
Registre cada aclaración y cada excepción. Cuando una oferta se aparta de la especificación, ingeniería debe aceptarla por escrito o rechazarla.
¿Qué incluyen la adjudicación y la orden de compra?
La adjudicación es una decisión con motivo: menor precio conforme, menor plazo conforme o mejor valor global.
La orden de compra (OC) es el contrato vinculante. Repite la descripción de los ítems tal como se cotizó e incluye además:
- precios unitarios, moneda, valor total y condiciones de pago
- regla Incoterms 2020 y lugar designado
- fecha de entrega y fechas de hitos
- especificaciones aplicables y sus ediciones
- documentos exigidos, por ejemplo un certificado EN 10204 3.1 por cada colada
- requisitos de inspección y ensayos, y quién puede presenciarlos
- instrucciones de embalaje, marcado y embarque
- contacto para consultas técnicas y comerciales
No confíe en una cadena de correos para llevar requisitos que pertenecen a la OC. Lo que no está en la OC queda abierto a disputa.
¿Qué hace el seguimiento (expediting)?
- Seguimiento (expediting)
- Dar seguimiento a una orden de compra abierta durante la compra de materia prima, la fabricación, los ensayos y la liberación del proveedor, para que los retrasos aparezcan cuando todavía se pueden recuperar.
Un expeditor pide evidencia fechada, no tranquilidad: la fecha de pedido a la acería, el registro de tratamiento térmico, la fecha de ensayo, la fecha de embalaje. Cada dato se compara con el cronograma de la OC.
Reporte solo lo que pueda verificar. Un estado “en proceso” no informa; “plancha laminada, prueba hidrostática programada para el día 14” sí.
¿Cuándo y cómo se inspecciona el material?
La inspección confirma que lo fabricado es lo que describe la OC. El alcance se fija antes de la fabricación en un plan de inspección y ensayos (ITP), que enumera cada verificación, la norma de aceptación y si es un punto de testigo (asiste el comprador o el inspector) o un punto de espera (el trabajo se detiene hasta su liberación).
- Revisión documental. Certificados de materiales frente a la OC y a la especificación.
- Verificación dimensional y visual. Medidas, extremos, acabado, marcado.
- Identificación positiva de materiales (PMI). Verificación de aleación, cuando se especifica.
- Pruebas de presión y funcionales. En válvulas, el régimen de ensayo de API 598 o de la norma de producto indicada en la OC.
- Liberación. El inspector emite una nota de liberación antes del despacho.
La inspección por tercera parte es una opción del comprador. Indique en la RFQ la agencia de inspección y el punto de inspección, para que todos los oferentes la coticen.
¿Cómo cierran la logística y la entrega la orden?
La logística lleva la mercancía desde la planta del proveedor hasta el lugar de entrega designado. El Incoterm de la OC decide quién contrata el transporte, quién lo paga y dónde se transmite el riesgo. La guía Incoterms 2020 explicados cubre las once reglas.
Los documentos de embarque hacen utilizable la mercancía en destino. El juego habitual es la factura comercial, la lista de empaque, el conocimiento de embarque (B/L) o la guía aérea, el certificado de origen cuando se exige y los certificados de materiales. El agente aduanal los usa para clasificar la mercancía con su código HS y nacionalizarla.
La entrega se cierra cuando la mercancía llega al lugar convenido, el receptor la verifica contra la lista de empaque y la OC, y cualquier faltante o daño se registra el mismo día.
¿Dónde suelen retrasarse los cronogramas de procura?
- Un requerimiento incompleto que provoca rondas de preguntas de los proveedores
- Ofertas con bases de entrega distintas que no se pueden comparar
- Aclaraciones técnicas tardías después de la adjudicación
- Documentos (certificados, libros de datos) acordados después de fabricar en lugar de antes
- Nadie da seguimiento a la orden entre la OC y el embarque
Todos son problemas del inicio del proceso. El tiempo invertido en el requerimiento y la RFQ es el más barato de todo el proceso.
¿Cómo puede ayudar JJ Projects?
JJ Projects, con sede en Houston, Texas, ejecuta este proceso para compradores industriales de las Américas: RFQ a fabricantes seleccionados o distribuidores autorizados, revisión técnica y comercial de ofertas, seguimiento de órdenes de compra, coordinación de inspección y coordinación de la entrega. Vea los servicios de procura o envíe su requerimiento por Solicitar una cotización.
Fuentes
- ICC, Incoterms 2020 rules
- BS EN 10204:2004, Metallic products: types of inspection documents
- ASME B31.3, Process Piping (specification and examination context for piping materials)
- API Standard 598, Valve Inspection and Testing