Transcripción
De la necesidad a la obra, en diez etapas. Uno: el requerimiento. Se definen y aprueban el alcance, la especificación y las cantidades. Dos: la solicitud de cotización se envía a proveedores calificados con una fecha límite clara. Tres: los proveedores devuelven cotizaciones con precio sobre el mismo alcance. Cuatro: la evaluación compara lado a lado el cumplimiento técnico y comercial. Cinco: la adjudicación selecciona la oferta conforme y documenta la decisión. Seis: la orden de compra formaliza por escrito el alcance, las condiciones y la entrega. Siete: el seguimiento verifica el avance contra el cronograma de entrega. Ocho: la inspección verifica el material contra la orden antes del embarque. Nueve: el embarque, con documentos y logística según el Incoterm acordado. Diez: la entrega en obra, donde el material se recibe y se verifica contra la orden. Las ilustraciones son pictogramas genéricos del proceso.
¿Qué es una RFQ y para qué sirve?
- RFQ (solicitud de cotización)
- Documento enviado a proveedores para pedir precio, plazo de entrega y condiciones comerciales de un ítem definido según una especificación definida.
Una RFQ cumple dos funciones. Permite que cada proveedor cotice el mismo alcance y le da al comprador ofertas comparables renglón por renglón. Ambas fallan cuando la descripción del ítem es vaga.
Redacte la RFQ de modo que dos proveedores que la lean por separado coticen el mismo producto.
¿Qué hay que especificar de cada ítem?
Use una línea por ítem, con los mismos campos en el mismo orden. Para materiales de tubería, los campos siguientes cubren la mayoría de las solicitudes.
| Campo | Qué indicar | Ejemplo |
|---|---|---|
| Ítem | Tipo y forma del producto | Tubo sin costura; brida cuello soldable; codo de 90° radio largo |
| Tamaño | NPS (tamaño nominal de tubería) o DN, más longitud o dimensiones | NPS 6; tramos de 6 m |
| Schedule o clase | Schedule de espesor de pared o clase de presión | SCH 40; Clase 300 |
| Grado del material | Especificación y grado | ASTM A106 Gr. B; ASTM A182 F316L |
| Norma dimensional | Norma que rige dimensiones y tolerancias | ASME B36.10M; ASME B16.5; ASME B16.9 |
| Extremos y cara | Preparación de extremos o cara de la brida | Extremos biselados; cara realzada (RF) |
| Cantidad y unidad | Número, longitud o peso con su unidad | 120 m; 20 piezas |
| Servicio especial | Servicio ácido, baja temperatura, ensayo de impacto, requisitos suplementarios | NACE MR0175 / ISO 15156; con ensayo de impacto |
Los ejemplos solo muestran el formato. Elija grado, schedule y clase según su base de diseño.
Una línea completa se lee así: Tubo sin costura, NPS 6, SCH 40, ASTM A106 Gr. B, ASME B36.10M, extremos biselados, 120 m.
Indique siempre la edición de cada norma, o escriba “última edición a la fecha de esta RFQ”. Las normas cambian y la edición puede modificar un requisito.
¿Qué documentos debe exigir la RFQ?
Enumere los documentos en la RFQ, no después de la orden. Los proveedores cotizan la documentación y algunos no pueden entregar ciertos tipos.
- Certificados de materiales (MTR). Indique el tipo según EN 10204, por ejemplo 3.1. Pida un certificado trazable a cada número de colada. La guía Certificados de materiales explicados describe los tipos.
- Declaraciones de conformidad. Por ejemplo, conformidad con la especificación del producto.
- Registros de ensayos. Hidrostáticos, de impacto, de dureza o de END cuando la especificación los exige.
- Libros de datos del fabricante. Para equipos: planos, procedimientos y registros que necesita en la entrega.
- Certificado de origen, si su proceso de importación lo requiere.
Si el material es para servicio ácido, dígalo e indique la norma aplicable (NACE MR0175 / ISO 15156). Limita la dureza y afecta la elección del grado.
¿Cómo se especifica la inspección y los ensayos?
Diga qué se inspeccionará, quién lo hará y dónde. Una frase como “inspección por tercera parte en la planta del fabricante antes del despacho” basta para que el proveedor la cotice.
- Agencia de inspección, si la nombra, y punto de inspección
- Identificación positiva de materiales (PMI), con el porcentaje de ítems a verificar
- Ensayos presenciados o no presenciados
- Regla de liberación: sin despacho sin liberación del inspector
Si deja la inspección fuera de la RFQ y la agrega en la OC, espere un cambio de precio y de plazo.
¿Cómo se redactan los requisitos de embalaje y marcado?
Indique cómo debe protegerse e identificarse la mercancía para la ruta que recorrerá. El embalaje de exportación para flete marítimo difiere de una entrega local por carretera.
- Tipo de embalaje: cajas de madera, paletas, atados, tapas de extremo, protectores de cara de brida
- Protección contra la corrosión para transporte marítimo
- Marcado en cada ítem o atado: grado del material, tamaño, número de colada, número de OC
- Lista de empaque con ítem, cantidad, pesos y dimensiones
Un marcado que coincide con el certificado permite al receptor rastrear cada pieza hasta su documento.
¿Qué condiciones comerciales van en la RFQ?
Las condiciones comerciales hacen comparables las ofertas. Sin ellas, un proveedor cotiza ex works y otro cotiza entregado, y la diferencia de precio no significa nada.
| Campo | Qué indicar |
|---|---|
| Incoterm y lugar designado | Regla Incoterms 2020 más el lugar exacto, por ejemplo “FCA Houston, Texas” o “DAP [su planta], ciudad, país” |
| Fecha de entrega | Fecha requerida en el lugar designado y si se aceptan entregas parciales |
| Validez de la oferta | Cuánto tiempo debe mantenerse el precio, en días |
| Moneda y pago | Moneda de la cotización y sus condiciones de pago habituales |
| Fecha de respuesta | Fecha y hora límite de las ofertas y contacto para consultas |
| Excepciones | Pida a los proveedores listar toda desviación de la RFQ en una sección aparte |
La guía Incoterms 2020 explicados muestra cómo cada regla cambia quién paga y quién asume el riesgo.
¿Cuáles son los errores más comunes en una RFQ?
- Indicar el NPS y omitir el schedule o la clase
- Indicar una especificación sin grado (ASTM A106 cubre los grados A, B y C)
- Pedir “certificados” sin decir de qué tipo
- Dejar abierta la base de entrega
- Mezclar dimensiones métricas e imperiales en una misma línea
- No decir si se aceptan alternativas
Decida de antemano si se permiten grados equivalentes. Si se permiten, indique cuáles. Si no, escriba “sin alternativas”.
¿Cómo puede ayudar JJ Projects?
Si tiene una lista de materiales pero no una RFQ terminada, JJ Projects puede convertirla en una: revisamos cada línea para detectar campos faltantes, la enviamos a fabricantes seleccionados o distribuidores autorizados y revisamos las ofertas con usted. Envíe su lista por Solicitar una cotización o conozca los servicios de procura.
Fuentes
- ICC, Incoterms 2020 rules
- BS EN 10204:2004, Metallic products: types of inspection documents
- ASME B36.10M and B36.19M, pipe dimensions and schedules
- ASME B16.5, Pipe Flanges and Flanged Fittings
- NACE MR0175 / ISO 15156, materials for use in H2S-containing environments in oil and gas production